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貿易事務、向いている性格とは

職場や一緒に働いている人たちや上司によりけりといってしまえばそれまでですが、実務上の面で言えば、社内外を問わず、不明点があればすぐに確認するタイプの人が向いていると思います。間違い探しの得意な人や、細かい書類のミスなどにも割りと気がつく、といったタイプの人も歓迎されるでしょう。またいろいろな部署や会社の間に入ることになるため、こうした調整業務が苦にならない、ある程度の英語でのメールのやり取りも苦にならないというのも大切です。

また大量の事務処理、書類作成をミスなく行うことが求められ、ミスが起きた場合は挽回するための対策をすぐに実施していく必要があるため、ミスについてはすぐに認めて行動を起こせる人が適しています。

必要な書類がどこかにいってしまった、など整理整頓のよくない人には少々厳しいかもしれません。貿易事務の扱う輸出の案件というのは非常に数が多いので、そのあたりの段取りをきちんと考えつつ、いつでもどの書類や情報がどこにあるのかわかるようにしておくことが求められます。そもそも貿易事務の専任がいるということは、海外営業や他の職種との兼務ではこなせないほどの貿易事務業務があるということです。

海外企業とのやり取りは、ただでさえ行き違いや齟齬が置きやすいので、相手に自分の言い分を伝えるにどうすればいいのかという視点を持っている人が貿易事務には必要です。海外営業がこれらを肩代わりし、貿易事務担当は極力書類の作成と事務的やり取りに終始するケースもありますが、それでも「何が問題なのかを明確にして、相手に何をしてほしいのかはっきり言う」という部分については必ず必要になります。

どの国の担当者も、日本の取引先とは慣習や間合いなどすべてが違います。例えば注文書であるPOを一つ発行するにしても、日本のような几帳面で正確なものではないこともあります。製品名が間違っている、納期が間違っている、輸送方法やインコタームズが契約とは違うものになっている、などなど枚挙に暇がありません。

こうしたアバウトさや適当さに目くじら立てていてもはじまらないので、いかに業務をまわしていくのかを考えて取り組んでいく姿勢が大切です。

性格としては、あまりストレスを抱え込んだり、問題を自分で抱え込んだりしない人のほうが向いているかもしれません。あるいはこうした問題も、仕事が終わったらきちんと忘れることができる、という性格でもよいでしょう。

海外、国際といった言葉をきくと英語を使って流暢にスマートにやり取りしているイメージが付きまといますが、実際には相手も英語が外国語であり、やり取りもかなり泥臭いものです。

ただし、海外の貿易実務担当同士だと、共通の理解がある部分はあるので、多くを説明しなくとも意思の疎通を図ることはできます。

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